Te contamos cuál es el rol de este importante documento en tu operación
Una orden de compra es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancía al vendedor. Este documento debe contar con la cantidad detallada de productos que se desea comprar, tipo de mercancía, precio, condiciones de pago y forma de entrega. Una vez emitido, el vendedor deberá conservar el documento original y el comprador un duplicado.
Es importante destacar que la orden de compra no tiene validez como factura.
¿Qué información incluye una orden de compra?
Una orden de compra debe incluir la siguiente información:
- Datos de contacto y dirección del emisor de la orden de compra (comprador)
- Datos de contacto y dirección del proveedor
- Fecha y lugar de emisión del pedido
- Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a comprar
- Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá el producto)
- Costo total del pedido y costos de envío
- Firma autorizada
Orden de compra abierta
Esta variante de la orden de compra tiene como diferenciador que se mantiene válida hasta que su emisor la cancele expresamente. Esta situación puede darse por diferentes razones, siendo las más comunes que el producto solicitado no tenga existencias o que su precio de mercado haya superado el límite establecido al comienzo del acuerdo. Como negocio, utilizar este tipo de orden de compra tiene diferentes ventajas, las cuáles son:
- Facilita el cálculo de inventarios, ayudando a detectar cuándo llega el momento de realizar algún resurtido.
- Del lado del comprador, permite llevar un control de costos más eficiente.
- Los proveedores pueden saber si su competencia cuenta con igualdad de oportunidades gracias a la realización de licitaciones.
- Debido a que los precios de una orden de compra abierta se mantienen estables durante un período determinado de tiempo, ésta sirve para combatir una potencial inflación.
- Proporciona la certeza tanto a compradores como proveedores del costo de los servicios y bienes implicados, pues ofrece una serie de garantías en cuanto a precio, cantidades, condiciones de pago y requisitos de entrega que resulta benéfico para ambos.
- Cuando la orden es por una cantidad considerable y el comprador es una compañía importante, el vendedor puede usar este tipo de órdenes de compras para generar una línea de crédito.
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Fuentes:
